パソコンを使った仕事に「データ入力」という募集をよく見かけます。

派遣のパートやアルバイトが行うデータ入力という作業は、どのような仕事内容なのか。

今回は、データ入力の仕事内容と注意点に焦点を当てて。お伝えしていきます。

顧客情報などのデータ入力

会社に関わる「顧客のデータ」を入力していきます。顧客といっても個人だけでなく、取引先の会社だったりもします。

顧客管理としてデータを使うので、顧客情報だけではなく契約内容も入力していきます。

【作業上のポイント】

• ワードやエクセルを使う
• 入力ミスに注意する
• ビジネス文書の知識があると楽になる
  
  

ワードやエクセルを使う

データ入力には必須のソフトです。

文字だけの入力であれば「Word（ワード）」を使い、表や数式を使って入力するときは「Excel（エクセル）」を利用します。

どちらも簡単に扱えるソフトなので、初心者でも問題ありません。

入力ミスに注意する

入力したデータは、企業のデータベースに保管されます。

顧客データを取り出すときは、名前・住所・生年月日などから検索するので、入力ミスは許されません。

スピードも大切ですが「正確性」はもっとも重要視されるポイントです。

ビジネス文書の知識があると楽になる

入力方法はそれぞれの会社で決められているので、とくに知識がなくても心配はありません。

ただ、一般的なビジネス文書の知識があれば、最初から楽に作業をすることができます。

基本は会社で決められている型ですから、忠実に従って作業をしていきましょう。

売り上げや経費などのデータ入力

エクセル（Excel）を使って「売り上げ」や「経費」などの数字を、決められた場所に入力していく作業です。

少しの勉強と慣れが必要ですが、特別に難しいわけではありません。ちなみに、簿記の知識があると、比較的作業はしやすいです。

売り上げや経費は、会社にとって重要なデータなので、入力ミスがあると様々なトラブルに発展する可能性があります。

桁を１つ間違えるだけでも、重大なミスになりかねません。こちらも「正確性」が最重要視される作業です。

会議などの文字起こし

会議やセミナーの音声を、文字にして入力していく作業です。

録音が許可されているときは、後から入力することができます。録音ができないときは、その場で入力しなければなりません。

基本的には、録音されたデータを渡されるので、それを聞きながら入力していく形になります。要点をまとめるだけのこともあれば、一語一句を正確に文字起こしをすることもあります。

この作業は、どちらかというと「スピードが重視」される場合が多いです。

データ入力の仕事で注意すること

データ入力をするときに注意する点を、３つ挙げておきます。

【データ入力で注意する点】

• 誤字脱字がないか
• 数字が間違ってないか
• 正しい日本語になっているか

誤字脱字

データ入力の作業で一番多いのが「誤字脱字」です。

とくに変換ミスをしてしまうと、文章の意味が変わってしまうため、とても注意が必要です。

数字（数値）

表計算ソフトを使うことが多いので、計算ミスをすることはありません。

しかし、入力した数字に誤りがあれば、全ての数値が台無しになります。桁を間違えるミスは、よく起こるので注意しましょう。

正しい言葉

文章を入力するときには、敬語や仮名遣いに注意が必要です。

ビジネス文書ですから、話し言葉（口語）で表現するのはご法度なので、気をつけてください。